Wel of geen fusie? En wat moeten we regelen?
Om je op weg te helpen hebben we een handige checklist gemaakt. Deze vind je onderaan deze tekst als bijlage.
De belangrijkste voorwaarden voor een fusie
Verenigingen die een juridische fusie aangaan moeten aan onderstaande belangrijke voorwaarden voldoen. Het verdient aanbeveling een fusie met (een afvaardiging van) de gezamenlijke besturen voor te bereiden.
- Tijdens de algemene ledenvergadering (ALV) van de betrokken verenigingen moet een meerderheid van de aanwezige leden instemmen met de fusie: alle fusiepartners moeten instemming van de leden hebben.
- Er moet overeenstemming zijn met de leden over de te kiezen fusievorm: een volledige fusie of eenjuridische fusie.
- In geval van een juridische fusie moeten de ALV van de verdwijnende verenigingen instemmen met het opheffen van de vereniging. Vaak zijn daar statutair aanvullende regels voor vastgelegd. Ook moet de ALV een besluit nemen met betrekking tot samenstelling van het financieel verslag van het laatste verenigingsjaar (te beoordelen door de kascommissie en de ALV).
- Het opstellen van een fusieprotocol dat door de ALV van de bij de fusie betrokken verenigingen moet worden goedgekeurd.
Het fusievoorstel en de eerste ALV
Het aangaan van een fusie brengt vaak emoties met zich mee. Daarom is het verstandig onzekerheden zoveel mogelijk te vermijden door de belangrijke zaken voor de fusie te regelen aan de hand van een fusievoorstel. Het fusievoorstel is een notitie waarin alle afspraken rond de fusie en het besluitvormingsproces worden vermeld, zoals:
- Samenstelling van het eerste bestuur van de fusievereniging. (Overweeg hierbij of het wenselijk is vooreen onafhankelijke voorzitter te kiezen die boven de partijen staat en een bruggenbouwer vormt.)
- De naam van de fusievereniging (Paardensportvereniging ……)
- Aandachtspunten voor de statuten, het algemeen reglement en de organisatiestructuur van de fusievereniging.
- Contributieafdrachten en eventuele andere financiële verplichtingen.
- Het benoemen van functionarissen zoals bijvoorbeeld de instructeur.
Omdat het fusievoorstel door de ALV van betrokken verenigingen moet worden goedgekeurd, ontstaat draagvlak voor het nieuwe bestuur dat vervolgens na de fusie op normale wijze aan het werk kan. Het fusievoorstel moet door alle bestuursleden ondertekend worden en maakt deel uit van het fusiedossier.
Tijdens de eerste ALV van de fusievereniging worden de statuten, het algemeen reglement, de organisatiestructuur en het fusievoorstel vastgesteld en het bestuur en eventuele functionarissen benoemd. (Conceptstatuten kunnen ter beoordeling worden gemaild naar accountmanagement@knhs.nl alvorens deze bij een notaris aan te bieden).
Verplichting Kamer van Koophandel
Het door alle aan de fusie deelnemende partijen goedgekeurde fusievoorstel dient bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd te worden. Na het deponeren kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht. De Kamer van Koophandel maakt bekend dat het fusievoorstel is gedeponeerd. Derden kunnen daarvan kennis nemen en eventueel bezwaar maken. Nadat de Kamer van Koophandel een verklaring van geen bezwaar heeft afgegeven, kan de notaris aan het werk om de fusie correct af te werken.
Belangrijke actiepunten voor de secretaris van de fusievereniging
- Nieuwe leden aanmelden bij de KNHS via MijnKNHS/ MijnVereniging (eventueel onder vermelding vanhet oude persoons- en combinatienummer).
- Toezien op een correcte melding van het bestuur bij de Kamer van Koophandel (uitgevoerd door de notaris).
- De WA-verzekering inclusief paardensportdekking aanpassen aan de nieuwe situatie.
- Een kopie van het polisblad van de WA-verzekering inclusief paardensportdekking aanleveren bij de KNHS.
- Bij de lokale instanties (gemeente, sportraad, sportservice) de status van de fusievereniging melden.
- Kopie van de notarieel vastgelegde statuten van de nieuwe vereniging en een kopie van deinschrijving van de nieuwe vereniging bij de Kamer van Koophandel aanleveren bij de KNHS zodatde wijzigingen in de administratie kunnen worden verwerkt.
- Ervoor zorgen dat de leden van de nieuwe vereniging op de hoogte zijn van het volgende:
- Alle actieve bij de KNHS geregistreerde combinaties van de verenigingen die fuseren ontvangen op het moment dat de fusie wordt verwerkt bij de KNHS kosteloos een nieuwe startpas wanneer vanwege de fusie sprake is van wijziging van gegevens op de startpas.
Ingangsdatum fusievereniging
Een fusie kan op elk moment ingaan. Bepalend voor de KNHS is wanneer aan de hand van (een kopie van) het notarieel afschrift van de statuten voor de fusievereniging de wijzigingen door de KNHS kunnen worden doorgevoerd. Terugbetalen van de verenigingsafdracht is niet mogelijk, hiervoor is de situatie per 1 januari van elk jaar doorslaggevend. Een fusie per 1 januari heeft een aantal praktische voordelen zoals het boekhoudkundig afsluiten van het jaar en het aanmaken van nieuwe startpassen.