De KNHS werkt aan toekomstbestendige verenigingen, waarbij de “driehoek van sport” goed op orde is: Accommodatie – Sportaanbod – Sportkader (bestuur, instructie, officials). Zodra de aanvraag binnenkomt, gaan we o.a. daarover met het beoogde nieuwe bestuur in gesprek en leggen we uit wat er komt kijken bij het besturen van een KNHS-vereniging en het organiseren van het sportaanbod (instructie met de KNHS ruiteropleidingen, organisatie KNHS-wedstrijden, clinics, buitenritten, workshops Paardenwelzijn of EHBO paard e.d.).
Wil je starten als KNHS-vereniging, dan kun je de volgende procedure volgen:
- Doe je aanvraag oprichten KNHS-vereniging via het online formulier, vul deze zo volledig mogelijk en verstuur. Deze komt binnen bij het Sportaanbieders team van de KNHS en wordt daar in behandeling genomen.
- Na binnenkomst van de aanvraag, wordt alvast ter informatie het Informatiepakket nieuwe verenigingen toegestuurd per mail, zodat de beoogde bestuursleden zich al enigszins kunnen inlezen.
- Een KNHS accountmanager doet een screening van de aanvraag of aan de basisvoorwaarden kan worden voldaan om KNHS-vereniging te worden en neemt contact op. Er wordt een afspraak op locatie gemaakt voor een intakegesprek met het beoogde bestuur en mogelijk samen met een afgevaardigde van het KNHS Regiobestuur. Tijdens de intake wordt dan meteen de procedure voor het aanvragen en organiseren van KNHS-wedstrijden vanuit het KNHS Regiobestuur toegelicht.
- Er volgt een intakegesprek op locatie met de KNHS-accountmanager en een afgevaardigde van het kringbestuur/ mendistrict of het regiobestuur samen met het voltallige bestuur van de nieuwe vereniging. Hierbij wordt het volledige intakeformulier besproken en ingevuld.
- De KNHS Accountmanager geeft samen met de afgevaardigde van de KNHS Regio een advies op basis van het intakegesprek voor het wel/ niet toelaten van de paardensportvereniging bij de KNHS aan het KNHS Managementteam.
- De KNHS Accountmanager stelt vereniging op de hoogte van de uitslag tot wel of geen toelating tot de KNHS met motivatie. Bij een positieve uitslag kan de vereniging verder opgericht worden en/ of aangesloten worden bij de KNHS.
- De vereniging stelt haar conceptstatuten op, op basis van de toegestuurde KNHS modelstatuten voor verenigingen en stuurt deze aan de KNHS Accountmanager ter beoordeling.
- Na akkoord kunnen de verenigingsstatuten naar de notaris voor ondertekening van de oprichtingsakte of akte van wijziging (= vastleggen nieuwe of aangepaste statuten).
- De vereniging geeft de oprichting of wijzigingen door bij de KvK, middels het deponeren van de notarieel goedgekeurde statuten en door het vastleggen van de nieuwe bestuurssamenstelling inclusief contactgegevens.
- De vereniging stuurt voor definitieve aansluiting een digitale kopie van de verenigingsstatuten naar de KNHS, samen met een kopie van het uittreksel van de KvK en een kopie van de WA-verzekering en bankrekeningnummer vereniging.
- Vervolgens ontvangt de nieuwe KNHS-vereniging het KNHS-verenigingsnummer, de naam van de KNHS Regio waarbij de vereniging is ingedeeld, het starterspakket KNHS-verenigingen met een overzicht van het KNHS sport- en kaderaanbod, een inlogcode voor Mijn KNHS om KNHS-wedstrijden aan te vragen en de verdere benodigde handleidingen en/ of instructies.
- De vereniging ontvangt later de factuur voor het eenmalig entreegeld nieuwe KNHS-verenigingen en de jaarlijkse contributiebijdrage voor KNHS-verenigingen (waarvan een deel ten gunste van de KNHS Regio). Zie KNHS-Tarievenlijst.