Bij aanvragen van nieuwe verenigingen voor aansluiting bij de KNHS, hanteren we een vaste procedure met hierin de verschillende onderdelen en volgorde van handelen:
- Aanvraag komt telefonisch of per mail binnen bij de Sportaanbiedersdesk. Hieruit volgt een korte inventarisatie van de motivatie van de vereniging voor aansluiting bij de KNHS en de Sportaanbiedersdesk inventariseert bondig of de vereniging aan de basis randvoorwaarden kan voldoen.
- De accountmanager van uw regio maakt een afspraak op locatie voor een intake samen met een afgevaardigde van het kringbestuur/ mendistrict of het regiobestuur. Hierbij wordt tevens de procedure voor het aanvragen en organiseren van wedstrijden vanuit het kring-/ of regiobestuur toegelicht.
- In voorbereiding op het intakegesprek stuurt de Sportaanbiedersdesk het ‘digitale informatiepakket nieuwe verenigingen’ toe per mail.
- Er volgt een intakegesprek op locatie met de KNHS-accountmanager en een afgevaardigde van het kringbestuur/ mendistrict of het regiobestuur samen met het voltallige bestuur van de nieuwe vereniging. Hierbij wordt het volledige intakeformulier besproken en ingevuld.
- De KNHS-accountmanager geeft samen met de afgevaardigde van de kring/ mendistrict/ regio een advies op basis van het intakegesprek voor het wel/ niet toelaten van de vereniging bij de KNHS.
- De KNHS-accountmanager stelt vereniging op de hoogte van de uitslag met motivatie. Bij een positieve uitslag kan de vereniging verder opgericht worden en/ of aangesloten worden bij de KNHS.
- De vereniging stuurt de KNHS-accountmanager haar conceptstatuten ter beoordeling.
- De statuten gaan naar de notaris voor ondertekening van de oprichtingsakte of akte van wijziging (= vastleggen nieuwe of aangepaste statuten).
- De vereniging geeft de oprichting of wijzigingen door bij de KvK, middels deponeren notarieel goedgekeurde statuten en door het vastleggen van de nieuwe bestuurssamenstelling inclusief contactgegevens.
- De vereniging stuurt voor definitieve aansluiting bij de KNHS-Servicedesk per post of digitaal als scan van het origineel de volgende bescheiden:
- Het volledig ingevuld “Inschrijfformulier KNHS-verenigingen”
- Kopie van de notarieel goedgekeurde Statuten (ondertekende oprichtingsakte)
- Kopie inschrijving bij de KvK met benaming bestuursleden en contactgegevens
- Kopie WA-verzekering inclusief paardensportdekking
- Bankrekeningnummer vereniging
11. De aspirant-vereniging ontvangt van Sportaanbiedersdesk (in cc aan KNHS-accountmanager en regio- en kringbestuur):
- Starterspakket KNHS-verenigingen met overzicht aanbod ondersteuning vanuit de KNHS
- Bevestiging van aansluiting bij de KNHS o.v.v. het verenigingsnummer
- De naam kring en/ of regio waarbij de aspirant-vereniging is ingedeeld
- Factuur eenmalig entreegeld KNHS (waarvan 50% ten gunste van de kring/ regio). (kosten; zie KNHS-Tarievenlijst)